COGIWEB

Pour faire suite à l’annonce du 17 avril 2020 de la ministre des Affaires municipales et de l’Habitation, Mme Andrée Laforest et aux communications de la Société d’habitation du Québec (SHQ) du 1er et 12 mai 2020, vous trouverez ci-dessous les modalités d’application dans le système SIGLS.NET de la mesure temporaire sur le renouvellement automatique des baux sans indexation.

L’équipe de la COGIWEB a travaillé afin de minimiser les impacts de la mise en place temporaire de cette mesure dans votre travail au quotidien. Pour vous utilisateurs du système, vous comprendrez qu’il ne s’agit pas de juste changer une date pour prolonger un bail sans impact monétaire.

La gestion des baux dans SIGLS.NET n’est pas une tâche simple et nous devions avoir des solutions afin d’être en mesure d’automatiser le processus de renouvellement des baux sans indexation des charges et des revenus.

Nous n’avons surement pas réponse à toutes vos questions, mais nous pensons avoir répondu et appliqué une bonne partie de celles-ci dans cette mise à jour massive de plusieurs dizaines de milliers de baux qu’implique cette mesure spéciale dans le contexte que nous vivons actuellement avec la COVID-19.

Application de la mesure

Sommairement, voici les travaux que nous effectuerons dans les prochains jours afin de mettre en place cette directive dans SIGLS.NET.

• La mesure s’applique sur les baux à partir du 17 avril 2020 :
  • Dont la méthode de calcul HLM et PSL;
  • Dont la date de début du bail est prévue avant le 30 septembre 2020 inclusivement, c.-à-d. que les baux débutant le 1er octobre et après sont exclus de la mesure.
    • Et dont le statut de la reconduction au 17 avril 2020 est soit :
      • Aucune reconduction n’est en cours;
      • Statut de la reconduction est « Incomplet ».
  • Dont le processus de reconduction fut entamé à partir du 17 avril 2020;
  • Dont bail est passé de « En reconduction » à en vigueur.
    
    
• Si les baux dont le statut de la reconduction était à « En Reconduction » au 17 avril 2020, la mesure ne s’applique pas et aucune modification n’a été apportée aux baux concernés;
  
  
• Si le statut de la reconduction était à « En reconduction » au 17 avril et que vous avez apporté des modifications pour qu’il passe au statut incomplet, aucune modification n’a été apportée aux baux concernés;

Ce sont que les grandes lignes des modifications apportées aux baux suite à l’annonce du 17 avril 2020.

Afin de vous faciliter la tâche et de vous retrouver dans les modifications apportées aux baux, nous avons ajouté :

• Une caractéristique « COVID – Mesure du 2020-04-17 » afin que vous puissiez rapidement sortir liste et rapport vous indiquant les modifications apportées et/ou pour faire l’envoi de correspondance;
• Une spécification « COVID – Mesure du 2020-04-17 » afin de vous aider dans les vérifications des travaux effectués par la COGIWEB;
• Une note au bail avec les informations des baux annulés;
• Fait en sorte que l’anomalie 1055 (Un bail ne peut contenir deux périodes de revenus) ne soit plus bloquante.

Chaque étape de la mise à jour nous a demandé une bonne préparation (analyse et programmation) et une très grande série de tests afin de nous assurer que les modifications apportées aux baux étaient conformes aux directives de la SHQ et que les locataires paieront le juste montant de leur loyer, soit sans indexation (charges et revenus). Nous avons testé une très grande série de cas possibles dans SIGLS.NET, en plus de tester les modifications que vous pourriez apporter par la suite (ex. : un amendement au bail, modification de service).

Mise à jour des données – dates importantes

Afin de procéder à la mise à jour des données sur les sites de Productions, nous procèderons par étape et débuterons par :

• Mise à jour de l’application SIGLS.NET (V2.26.11) – Mercredi 13 mai, 17h30;
• Mise à jour des données des Offices d’habitation (excluant OMH de Montréal) – mardi 19 mai, 17h30;
• Mise à jour des données de l’OMH de Montréal – jeudi 21 mai 2020, 17h30;
• Mise à jour des données de l’Office de Kativik – Mardi 26 mai, 17h30;
• Et finalement la mise à jour des données des organismes OSBL et COOP utilisateurs du SIGLS.NET – mercredi 27 mai, 17h30.

Webinaires – séances d’informations

Une bonne façon de bien comprendre les impacts de la mesure annoncée par la ministre des Affaires municipales et de l’Habitation, Mme Andrée Laforest est de vous inscrire aux Webinaires « Renouvellement automatique des baux sans Indexation, mesure temporaire ». Il ne s’agit pas d’une formation, mais bien d’une séance d’information sur le travail effectué par la COGIWEB.

Aide en ligne

Naturellement, l’ensemble des modifications apportées dans le cadre de la mise à jour des données suite à la reconduction des baux sera expliqué dans l’aide en ligne qui sera disponible à partir du jeudi 14 mai 2020, 17h.

Nous comprenons que la mise en application de la mesure annoncée le 17 avril dernier pourra vous sembler complexe à certain égard, à cet effet n’hésitez pas à communiquer avec le service à la clientèle de la COGIWEB, ils seront en mesure de vous donner plus amples renseignements sur les mises à jour que nous effectuerons ou/et pour vous aider à sortir la liste et le rapport pour avoir rapidement l’information sur les baux impliqués par les changements.

Par contre, si vous désirez en savoir plus sur les règles de la mise en place de la mesure de renouvellement des baux sans indexation, nous vous invitons à communiquer avec votre conseiller en gestion à la SHQ, il sera naturellement plus apte à répondre aux questions d’ordre réglementaire et budgétaire.

Soyez assurés de notre entière collaboration et espérant répondre à plusieurs de vos interrogations, au nom de toute l’équipe de la COGWEB, nous vous souhaitons la plus agréable des journées.

Louis Lamontagne

Directeur général